读书笔记—《小强升职记》

01

四象限法则

“四象限法则”是由著名的管理学家史蒂芬·科维提出的一个时间管理理论，该理论把事情按照重要和紧急程度分为了四个象限，它们分别是：重要且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要且不紧急。

“四象限法则”看似简单，但80%的人都不能很好地应用于工作中，因为有时候很难去评估一件事情的重要程度和紧迫程度，人们往往只是靠直觉来判断。

那么，应该如何去评估呢？

首先，想要评估重要程度，就要知道什么对自己来说是最重要的，这样也就知道了如何评估事情的重要性。而所谓的紧迫程度就要根据任务的时间底线来做判断。

那么，面对具体事宜，我们应该如何应用“四象限法则”呢？作者提供了3个步骤。

第一步，列出事件清单

写出自己今天的待办事宜。我们可以参考书中小强的事件清单：

第二步，改造事件清单

为清单增加这样3个字段：重要程度、紧迫程度和优先级。具体方法如下：

1、先衡量“轻重”：以职业价值观为标准，标注出任务的“重要”或者“不重要”；

2、再衡量“缓急”：以任务的截止日期为标准，标注出任务的“紧急”或者“不紧急”；

3、最后，按照自己的意愿，给所有的任务标出“高”、“中”、“低”三种优先级。

根据这样的方法对清单进行改造，所有事情的优先级就一目了然了。

第三步，将事情放入四个象限

做完了清单的改造，我们就可以把它们放入四象限中了。

第四步，善用原则处理四象限事务

把事务放入四象限之后，还要谨记，对于不同的象限要采取不同的态度和处理方法，这样才可以摆脱盲目忙碌的现象。那具体应该如何去做呢？

第一象限（重要且紧急事项）：立即去做！

工作中的主要危机和主要压力几乎都来自第一象限。而第一象限80%的事务都是源自于第二象限中没有被处理好的事情。例如，我们可能不得不花费一天的时间去陪客户吃饭娱乐，因为我们的产品给客户带来了极大的麻烦，所以我们必须通过做这件重要且紧急的事情去安抚客户。

第二象限（重要但不紧急）：有计划去做！

我们应该把主要的时间投资在“重要但不紧急”的事情上，不能因为它不紧急就不去处理。我们应该在第一时间对该象限的事务进行任务分解，并且制定时间表。如此一来，每次只要投入很少的时间，就可以完成一项庞大的任务。

第三象限（不重要但紧急）：交给别人去做！

这个象限的事务最好放权让别人去做，如果自己就是基层的执行者，那么请尝试委婉地拒绝。

第四象限（不重要且不紧急）：尽量不要做！

第四象限是一个缓冲调整的象限。当我们精神疲惫的时候，可以通过做一些不重要而且不紧急的事宜来调整身心，但是要记住，不能在这个象限投入太多的精力，否则就是浪费生命。例如：身心疲惫时和朋友喝酒吃饭，这是劳逸结合，但是如果每天都这样，那就是不务正业了。

02

衣柜整理法

了解了四象限法则，我们现在认识到要把主要的时间和精力投资在第二象限，也就是“重要但不紧急”的事情上，而且我们需要对这一象限的任务进行分解，把大项目拆成可实行的小任务。

但是，到了这一步，我们往往会感到更大的压力，因为本来要做10件事，现在经过分解之后，加起来共有50个小任务，怎么才能更好地管理并有序地完成这些任务呢？作者分享了衣柜整理法来解决这个问题。

“衣柜整理法”，就是用整理衣柜的方法去做时间管理。想一想，我们平时是不是会用以下4个步骤来整理衣柜：清空衣柜、为衣物分类、规划衣柜的空间、对衣物做到心中有数，不用临出门再把衣柜翻个底朝天。

整理衣柜的这4个步骤就对应着时间管理的4个流程，它们分别是：捕捉、明确意义、组织整理、深思并行动。作者把这种时间管理方法称为衣柜整理法。接下来，让我们一起来学习衣柜整理法的4个步骤。

1、捕捉（清空衣柜）

在日常的工作中集中精力处理某件事时，经常会有意料之外的打扰。例如：当我们正在准备重要会议的资料时，老板又突然让我们去联系供货商。这个时候，我们应该立即去做吗？不，此时我们要做的是“捕捉”。

什么是“捕捉”呢？“捕捉”这个环节就是把一切引起我们注意的事情都收集下来，放在头脑以外的地方。

我们都知道，当被其他事情干扰之后，创造力和执行力都会大打折扣。但是没人能够隔绝一切干扰，所以我们必须自备“收集篮”，把那些突如其来的任务、信息都捕捉到这个篮子当中，不占用大脑的资源，然后继续专心做手头上的重要事。

不过，在使用收集篮的过程中需要注意以下事项。

第一， 我们可以用纸制的记事簿、便签，或是电子备忘录、录音设备等作为任务收集篮，记录临时下达的任务或突如其来的想法；

第二， 捕捉的工具越少越好，我们可以根据自己的使用习惯选择不同的记录方式，但尽量只选择一种，否则容易造成混乱；

第三， 记录效率非常重要，如果我们在5秒钟之内没办法取出我们的记录工具，那么就考虑换一个；

第四， 每日清空收集篮，把里面已经完成的、交给别人做的全部清除掉，用一个空空的收集篮迎接新一天的到来。

2、明确意义（为衣物分类）

当我们处理完手上的重要事宜，就要将注意力放在收集篮上，我们要明确每一件杂事的意义，迅速分辨出收集篮的杂事，哪些是“可以行动”的，哪些是“不能行动”的。我们来看看小强的收集篮：

清空收集篮的过程中，并不是随意处理任务就可以了，而是要遵循以下几个原则：

第一， 从最上面的一项开始处理；

第二， 明确它们的意义，但并不代表立刻去执行，我们需要做的是判断事情的实质，并确定下一步的行动方案，然后把它们放在相应的地方；

第三， 一次只处理一件事情，处理完一件事情以后再去处理下一件；

第四， 对事情进行进一步的分类。

3、组织整理（将分类的衣物重新储存）

现在，我们已经有了一个收集篮，里面写满了我们需要去处理的杂事，然后我们也在步骤2中，明确了每一件杂事的意义。那么，接下来，我们就需要把这些已经分类的“杂事”重新放置储存。而这个就是作者所推荐的清单系统。清单系统是“3+1”的组合，里面包括3张清单和1张日程表。

将来清单：将来清单上记录的是那种可能要很长时间才会执行的任务，所以我们可以把它放在最后的位置，这样可以在每周回顾的时候翻开看看这当中有没有什么事情是可以孵化成行动的。

行动清单：这是每天的主要清单，排在最前面，每天工作的时候，可以随时在上面记录，完成之后，从上面划掉。

项目清单：这个清单专门放一些比较复杂的项目。

日程表：这里面存放特定时间要做的事情，比如开会、约会等等。

把已经分类的事宜放进清单系统，之后每天早晨到公司，浏览一下“3+1”清单，就能对当天要做的事情了然于胸了。

4、深思（对衣物做到心中有数）

深思就是回顾和反省，如果不做深思和反省的话，清单就会越来越庞大。我们需要常常问自己：我们的目标是什么？今后遇到类似的事情要如何取舍？对此，作者建议我们要做每日回顾以及每周回顾。

每日回顾，指的是每天下班之后，问问自己四个问题：

1. 今天做了些什么？

2. 对哪些比较满意，哪些不满意？

3. 推进了哪些重要的事？

4. 明天的规划是什么？

而每周回顾，可以在周末的早晨做以下审视：

1. 清空收集篮，比如邮件的收件箱，桌面纸张随手写下的东西或收拾家里环境，让大脑和环境都清清爽爽；

2. 检视将来清单、行动清单、项目清单以及日程表；

3. 回顾自己的年度目标，因为我们不但要踏实走路，还要抬头看路，如此一来才知道目前的计划、任务是否会带我们到我们想要到的地方。

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编译者/作者：面包不超人

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